Cách sử dụng ChatGPT để viết những email khó tại nơi làm việc
Việc viết những email khó là điều không thể tránh khỏi, bất kể bạn đang làm nghề gì. Cho dù bạn cần nói không với việc nhận thêm dự án hay xin nghỉ phép, việc viết email có thể gây lo lắng; đừng bận tâm, hãy lấy hết can đảm để nhấn gửi.
Bạn có thể đã nghe nói ChatGPT có thể giúp mọi người viết thư xin việc và sơ yếu lý lịch, đồng thời bạn đang tự hỏi liệu nó có thể giúp bạn viết những email khó hay không. Nếu bạn cung cấp cho AI thông tin đầy đủ, bạn có thể lấy nội dung để sử dụng làm nền tảng cho email của mình. ChatGPT có thể giúp bạn tập trung vào tin nhắn mà không bị dính líu đến cảm xúc.
Bước 1: Mở tài khoản với ChatGPT
Quá trình mở tài khoản với ChatGPT. Truy cập trang web https://chat.openai.com/ , nơi bạn sẽ thấy lời nhắc đăng nhập hoặc đăng ký. Bạn có thể tạo tài khoản bằng email hoặc sử dụng tài khoản Google của mình.
Đảm bảo điện thoại của bạn ở gần vì bạn sẽ nhận được mã gồm sáu chữ số để xác nhận tài khoản của mình. Sau khi xác minh tài khoản của mình, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.
Bạn có thể chọn giữa việc sử dụng GPT-3.5 miễn phí hoặc nâng cấp lên GPT-4, điều này giới hạn bạn có 25 tin nhắn mỗi ba giờ. GPT-4 cung cấp cho bạn phản hồi nhanh hơn và cung cấp quyền truy cập vào các tính năng beta như trình thông dịch mã, plugin và duyệt web.
Chi phí cho GPT-4 là 20 USD hàng tháng. Nếu tò mò về các tính năng beta mà GPT-4 cung cấp, bạn có thể muốn tìm hiểu về những điều bạn có thể làm với trình thông dịch mã của ChatGPT .
Bước 2: Cung cấp ChatGPT với hướng dẫn tùy chỉnh
Trước khi yêu cầu ChatGPT tạo nội dung cho bạn, bạn cần cung cấp cho nền tảng các hướng dẫn tùy chỉnh. Có hai câu hỏi để bạn trả lời để AI có thể đưa ra câu trả lời mà bạn muốn.
Câu hỏi đầu tiên là: Bạn muốn ChatGPT biết điều gì về bạn để đưa ra phản hồi tốt hơn? Đây là nơi bạn có thể mô tả mục tiêu, mối quan tâm, thú vui của mình, công việc bạn làm và nơi bạn ở.
Câu hỏi thứ hai là: Bạn muốn ChatGPT phản hồi như thế nào? Bạn có thể cho AI biết bạn muốn phản hồi chính thức hay thông thường, nội dung nên dài bao nhiêu và liệu bạn muốn AI đưa ra quan điểm hay giữ thái độ trung lập.
Dưới đây là một ví dụ giới thiệu:
Bước 3: Nhắc ChatGPT viết email bạn muốn
Sau khi cho ChatGPT biết một số thông tin về bản thân, nơi bạn làm việc cũng như giọng điệu và độ dài câu trả lời của bạn, bạn có thể yêu cầu ChatGPT tạo email cho bạn. Hãy nhớ rằng, nếu bạn không thích phiên bản đầu tiên được cung cấp, bạn luôn có thể yêu cầu ChatGPT tạo lại phản hồi.
Email từ chức
Cho dù bạn đang hào hứng với giai đoạn tiếp theo trong sự nghiệp hay đang bỏ việc vì chán ngấy hoàn cảnh hiện tại thì việc viết email từ chức có thể khó khăn. Bạn không muốn đốt bất kỳ cây cầu nào nên bạn muốn ra đi một cách tích cực.
Hãy nhớ rằng bạn có thể cần tài liệu tham khảo trong tương lai và bạn muốn tự tin khi cung cấp tên của những người bạn đã làm việc cùng. Tránh trút giận về các chính sách quản lý và nghỉ phép hoặc phàn nàn về đồng nghiệp của bạn; đó là về việc thông báo cho chủ nhân của bạn.
Như bạn có thể thấy ở trên, yêu cầu là một email ngắn để thông báo cho hội đồng quản trị biết tác giả sẽ rời bỏ công việc và nói lời tạm biệt với họ. Bạn đang cân nhắc việc từ chức khỏi công việc của mình? Dưới đây là một số cân nhắc về tài chính để chuẩn bị cho .
Gửi email để cho người giám sát của bạn biết bạn sẽ không hoàn thành thời hạn
Đừng để sự bối rối ngăn cản bạn cho ban quản lý và nhóm của bạn biết rằng bạn đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng thời hạn. Khi mọi người nhận thức được những thách thức bạn đang gặp phải, họ có thể thực hiện các điều chỉnh để giúp bạn hoàn thành đúng thời hạn.
Bạn không muốn trở thành nguyên nhân gây ra tắc nghẽn. Không đợi đến phút cuối mới để ban quản lý và nhóm của bạn biết rằng bạn sẽ không hoàn thành đúng thời hạn có thể giúp duy trì mối quan hệ và tạo dựng niềm tin.
Một số người gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng thời hạn vì họ rơi vào cái bẫy trì hoãn. Nếu điều đó có vẻ giống bạn, bạn có thể quan tâm đến việc tìm hiểu các mẹo hàng đầu để tránh sự trì hoãn và đáp ứng thời hạn .
Email để yêu cầu nghỉ phép khẩn cấp
Lá khẩn cấp có thể gây căng thẳng. Điều cuối cùng bạn cần lo lắng là viết thư xin nghỉ phép trong thời gian ngắn, đặc biệt nếu công việc bận rộn.
Bất kể bạn đã trò chuyện bằng lời nói với người quản lý của mình hay chưa, bạn có thể cần phải gửi nội dung nào đó bằng văn bản cho hồ sơ việc làm của mình. Khi thảo luận về lợi nhuận của mình, bạn muốn thực tế, đặt ra những kỳ vọng hợp lý cho người chủ và nhóm của bạn.
Vì không ai có kế hoạch nghỉ phép khẩn cấp nên đây thường là yêu cầu vào phút chót, vì vậy, bạn có thể muốn cho mọi người biết cách liên lạc với bạn nếu bạn sắp rời khỏi thành phố. Bạn có thể trấn an người quản lý và nhóm của mình rằng bạn sẽ kiểm tra email và thư thoại thường xuyên để luôn cập nhật mọi thông tin khi bạn đi vắng.
Nếu bạn có một người cao tuổi trong đời, bạn có thể lo sợ ngày mình phải nghỉ phép khẩn cấp. Có thể bạn quan tâm đến việc chia sẻ những tiện ích thông minh này cho người cao tuổi để duy trì sức khỏe tốt với những người thân yêu của bạn.
Gửi email để nói “Không” với một dự án
Trong khi “Bạn đang đùa tôi à?” có thể là phản ứng tức thời trước yêu cầu thực hiện một dự án khác, tốt hơn hết bạn nên trả lời một cách ngoại giao. Bạn có thể muốn gửi email nhanh chóng nếu bạn có xu hướng làm hài lòng mọi người.
Việc chờ đợi quá lâu để gửi email có thể khiến bạn rơi vào cái bẫy khiến bạn tìm ra lý do để nói đồng ý, ngay cả khi trực giác mách bảo rằng đó không phải là một ý tưởng hay vì bạn đã có nhiều việc phải làm. Bạn muốn người đọc biết rằng mặc dù bạn muốn giúp đỡ nhưng đây không phải là thời điểm thích hợp cho bạn.
Trước khi gửi email, hãy đảm bảo phản hồi của bạn phù hợp với chính sách của tổ chức và phù hợp với người nhận. Nếu bạn cần sự giúp đỡ để từ chối mọi việc một cách tự tin tại nơi làm việc, bạn có thể quan tâm đến việc học cách nói “không” một cách lịch sự tại nơi làm việc. .
Email để hiểu rõ hơn về các ưu tiên của tổ chức
Đôi khi, bạn có thể bị choáng ngợp với trách nhiệm của mình và không biết bắt đầu từ đâu. Thay vì cố gắng tự mình tìm ra giải pháp, hãy hỏi người quản lý hoặc người giám sát của bạn xem họ muốn bạn ưu tiên điều gì là tốt nhất.
Yêu cầu quản lý giúp đỡ có thể đáng sợ vì chúng ta không muốn tỏ ra không có khả năng thực hiện công việc của mình. Thay vì giả định và làm sai, tốt nhất bạn nên hỏi lãnh đạo xem bạn nên ưu tiên điều gì.
Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên là kỹ năng bạn có thể xây dựng nếu cảm thấy nó yếu. Nếu cần trợ giúp về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn có thể quan tâm đến những ứng dụng tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc .
Bước 4: Xem lại và chỉnh sửa email ChatGPT tạo
Sau khi ChatGPT tạo email bằng lời nhắc của bạn, bạn nên xem lại email đó và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết. Một số điều được đề cập trong bản nháp có thể không áp dụng cho bạn và AI có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng mà bạn muốn đưa vào.
Bước 5: Gửi Email
Đây có lẽ là phần thử thách nhất khi viết một email khó. Hãy ngừng lo lắng về phản ứng và gửi nó đi! Trước khi nhấn gửi, bạn có thể muốn tìm hiểu những lỗi khiến email doanh nghiệp trông thiếu chuyên nghiệp .
Những email khó phải được gửi
Sending emails of a negative nature can be challenging, but they need to be done. Avoiding complex topics can cause more problems than addressing them creates. Even though drafting a difficult email may induce anxiety, you’ll feel better once you hit send.
Your manager or supervisor may not be happy with the message, but they’ll appreciate you telling them what’s happening with sufficient notice. Dealing with conflict might not be your favorite thing to do, but it’s important to manage it effectively. Conflict management is an essential skill to learn professionally and personally.
