[Đừng coi thường hoạt động 5S! ] Khái niệm cơ bản về 5S mà bạn muốn biết khi là nhân viên công ty
Khi tôi nghe 5S, tôi nghĩ, "Đó là về làm sạch, phải không? 』
Có thể nói nhận thức này hơi chế giễu 5S.
Hãy giải thích các hoạt động 5S! Tôi cảm thấy rằng có rất ít người có thể giải thích nó một cách chính xác.
Bằng cách hiểu bản chất và tầm quan trọng của các hoạt động 5S, chúng ta có thể cải thiện chất lượng của công ty và nơi làm việc.
Lần này, tôi sẽ giải thích những kiến thức cơ bản về hoạt động 5S mà tôi muốn biết với tư cách là nhân viên công ty và lợi ích của việc giới thiệu 5S.
Khái niệm cơ bản về [5S] mà tôi muốn biết với tư cách là nhân viên công ty
Bây giờ hãy giải thích!
5S là gì
5S là viết tắt của "Sắp xếp, Sắp xếp theo thứ tự, Sạch sẽ, Chuẩn hóa và Kỷ luật" .
5S có thể được viết bằng chữ La Mã là " Seiri・Seiton・Seisou・Seiketsu・S hitsuke".
Năm chữ cái đầu "S" này được lấy và gọi là [5S] .
Ý nghĩa của mỗi như sau.
- Sắp xếp : Tách những thứ bạn cần khỏi những thứ bạn không cần và loại bỏ những thứ bạn không cần. Trạng thái trong đó những thứ cần thiết được đặt mà không thiếu.
- Sắp xếp ngăn nắp: Đặt mọi thứ vào đúng vị trí và giữ chúng sẵn sàng để sử dụng.
- Làm sạch : Để giữ cho nơi làm việc sạch sẽ bằng cách loại bỏ bụi bẩn.
- Sạch sẽ : Để duy trì trật tự, ngăn nắp và sạch sẽ.
- Kỷ luật : Có được và khắc sâu thói quen làm theo đúng những gì đã được quyết định. Tạo thói quen sắp xếp, ngăn nắp, dọn dẹp, sạch sẽ như một lẽ đương nhiên.
Nhiều bạn có thể quen thuộc với nội dung này.
Lợi ích của việc thực hiện hoạt động 5S là gì?
Nếu bạn nghĩ “Không, nó chỉ làm cho nơi làm việc sạch hơn?!”, hãy xem phần “Lợi ích của việc thực hiện hoạt động 5S” sau đây.
Lợi ích của việc thực hiện hoạt động 5S là gì?
5S giúp bạn sạch sẽ. Đây không phải là một sai lầm. Đúng rồi.
Tuy nhiên, với sự nhìn nhận đó, tôi cho rằng việc thiết lập hoạt động 5S là khó khăn.
Nếu bạn nhìn lại ngôi nhà và căn phòng của chính mình, bạn sẽ nhận ra rằng không có nhiều người luôn giữ cho nó sạch sẽ.
Tuy nhiên, khi khách hoặc bạn bè đến thăm ngôi nhà của bạn, bạn sẽ dọn dẹp nó.
Mọi người chỉ hành động khi mục đích của họ rõ ràng.
Điều này cũng tương tự đối với hoạt động 5S.
"Sạch sẽ" Riêng mục đích này thì hơi yếu. Nơi đó có thể trở nên sạch đẹp hơn, nhưng có thể nói mức độ hiểu biết về “mục đích = công đức” của việc liên tục thực hiện hoạt động 5S trong công ty là chưa đủ.
Lợi ích của việc triển khai hoạt động 5S trong công ty như sau.
- Hoạt động 5S là công cụ bán hàng hiệu quả
- 5S thay đổi chi phí công ty
- Hoạt động 5S nâng cao chất lượng
Tôi sẽ giải thích từng cái một.
(1) Hoạt động 5S là công cụ bán hàng mạnh mẽ
Các công ty có 5S trong nhà máy và văn phòng thường có hiệu suất bán hàng tốt.
Khi chúng ta gặp ai đó lần đầu tiên, chúng ta nghĩ, 'Người này trông thật tuyệt! Tôi nghĩ rằng một trong những tiêu chí để suy nghĩ "điều gì đó tốt" là "ngoại hình của người đó".
Khi một khách hàng đến thăm công ty của bạn, nếu nhà máy/văn phòng được giữ gọn gàng và ngăn nắp, họ có thể nói: “Công ty này có thể cảm thấy an toàn.” Điều này có thể tạo ấn tượng tốt.
Ngược lại, các công cụ được sử dụng trong nhà máy nằm rải rác ở đây và ở đó, và các tài liệu chất đống trên bàn làm việc trong văn phòng.
"Lời chào" cũng rất quan trọng khi tiếp nhận khách hàng.
Khi một khách hàng đến văn phòng, mọi người đứng dậy và nói: "Xin chào! ’ bằng một giọng lớn.
Lúc này khách hàng cảm thấy thế nào?
"Công ty rất tốt! Tôi nghĩ rằng bạn có thể suy nghĩ.
Bằng cách giới thiệu và thiết lập 5S trong công ty, có thể nói rằng sự đánh giá từ khách hàng sẽ tăng lên và nó sẽ dẫn đến việc tăng cường bán hàng trong toàn công ty.
(2) 5S thay đổi chi phí công ty
Con người là sinh vật làm rất nhiều công việc không cần thiết. Hơn nữa, chúng ta khó nhận thấy sự lãng phí này vì chúng ta thường coi đó là điều hiển nhiên trong cuộc sống hàng ngày và coi đó là một phần công việc của mình.
Hoạt động 5S đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết hoặc giảm thiểu điều này.
"Lãng phí tìm kiếm" là đại diện cho công việc lãng phí và có thể được cải thiện ngay lập tức.
Ví dụ: tìm kiếm các công cụ và bộ phận trong công việc thực địa, tìm kiếm tài liệu trong công việc văn phòng, tìm kiếm dữ liệu trong PC, v.v., là những tìm kiếm lãng phí trong các công việc hàng ngày.
Có thể nói, nếu giới thiệu được các hoạt động 5S và hướng được nhận thức về sự lãng phí này thì công ty và các cá nhân sẽ được hưởng lợi rất nhiều.
Bạn có thể giảm bớt công việc làm thêm giờ được thực hiện trong công việc thực địa và công việc văn phòng, đồng thời nâng cao hiệu quả trong công việc.
Do đó, có thể nói rằng hiệu suất của công ty được cải thiện và dẫn đến sự phát triển của những nhân viên có ý thức về chi phí.
(3) Hoạt động 5S nâng cao chất lượng
Nếu thực hiện nghiêm túc hoạt động 5S, chắc chắn chất lượng của công ty sẽ được cải thiện.
Một công ty đã thiết lập các hoạt động 5S có xác suất xảy ra lỗi rất thấp.
Người ta nói rằng 60% các vấn đề xảy ra trong các công ty (không đáp ứng các yêu cầu của khách hàng) là do không tuân thủ các quy tắc đã thiết lập.
Có nhiều lý do tại sao không thể tuân theo các quy tắc, nhưng bằng cách giới thiệu các hoạt động 5S gồm "sắp xếp, sắp xếp theo thứ tự, làm sạch, tiêu chuẩn hóa và kỷ luật", có thể đảm bảo một môi trường giúp dễ dàng tuân theo các quy tắc.
Đây là lý do tại sao hoạt động 5S được cho là nền tảng của cải tiến chất lượng.
Cải thiện chất lượng sản phẩm của chúng tôi sẽ giành được sự tin tưởng của khách hàng, điều này cũng sẽ góp phần vào doanh số bán hàng.
Đối với chi phí, khả năng tiến gần hơn đến chi phí mà khách hàng yêu cầu sẽ tăng lên, do đó khả năng cạnh tranh của công ty cũng sẽ tăng lên.
Theo cách này, lợi ích của việc giới thiệu các hoạt động 5S là rất lớn.
Tôi hy vọng bạn đã hiểu rằng hoạt động 5S không nhằm mục đích “làm sạch”.
Làm thế nào để thiết lập hoạt động 5S?
Tôi hy vọng bạn đã hiểu rằng nếu các hoạt động 5S bén rễ thì sẽ có nhiều giá trị khác nhau.
Tuy nhiên, chúng ta thường nghe nói rằng các hoạt động 5S đã thực sự được giới thiệu, nhưng chúng không tồn tại lâu.
Để thiết lập 5S, chúng ta hãy ý thức những nội dung sau và hành động.
- TOP dẫn đầu
- Nhận thức về "chính sách/mục tiêu" ngoài hoạt động 5S
- Giới thiệu một cơ chế không trở thành một sự thật đơn thuần
Tôi sẽ giải thích từng cái một.
(1) TOP chủ động
Ở hầu hết các công ty đã thực hiện các hoạt động 5S nhưng họ không tiếp tục, những người đứng đầu có xu hướng không chủ động.
Định lý thuyết gan trời nhưng top ′′ làm được! Đó là một điểm quan trọng để thiết lập bản thân bằng cách lãnh đạo các hoạt động.
Nhân viên đang theo dõi sự nghiêm túc của TOP.
Thường xảy ra tình trạng TOP chỉ hướng dẫn thực hiện hoạt động 5S rồi phó mặc cho cấp dưới.
Trong hoàn cảnh đó, cấp dưới bận rộn với công việc hàng ngày sẽ khó tiếp tục triển khai các hoạt động 5S.
Liên tục thăng hạng TOP là cần thiết để nhân viên nhấc đôi vai nặng nhọc của họ lên.
Mặc dù nó phụ thuộc vào quy mô của tổ chức, nhưng tôi nghĩ sẽ mất khoảng ba năm trước khi nó được thành lập.
Tất nhiên rồi.
Đây là một hoạt động rất có lợi cho công ty.
Nếu bạn không nghiêm túc với nó, bạn có thể nói nó không thể bén rễ theo đúng nghĩa.
Tuy nhiên, khi nó được thành lập, chắc chắn rằng TOP sẽ có được cảm giác hài lòng và thành tích tuyệt vời.
(2) Làm cho họ biết về “chính sách/mục tiêu” ngoài các hoạt động 5S
TOP sẽ dẫn đầu và tập trung vào việc giới thiệu các hoạt động 5S.
Điều đó rất quan trọng, nhưng nếu chỉ có vậy, nhân viên sẽ không tránh khỏi cảm giác bị ép buộc phải làm.
Để ngăn chặn điều này xảy ra, điều quan trọng là phải có chính sách và mục tiêu rõ ràng.
Bạn muốn tiến hành hoạt động 5S này [chính sách] như thế nào và bạn muốn đạt được gì từ hoạt động 5S này [mục tiêu] Bằng cách làm rõ điều này và truyền đạt nó cho nhân viên, tốc độ và độ chính xác của việc thăng tiến sẽ được cải thiện rất nhiều.
Nhiều công ty không làm điều này.
Đối với nhân viên của một công ty như vậy, “Hoạt động 5S là hoạt động gì? Khi tôi phỏng vấn họ, họ thường nói, ``Đó là về việc dọn dẹp, phải không?!''.
Đây sẽ không phải là hoạt động 5S có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Làm rõ “chính sách và mục tiêu” của hoạt động 5S.
Tôi hy vọng bạn sẽ xem xét điều này.
(3) Giới thiệu một cơ chế không trở thành sự thật đơn thuần
Ở mục 1 và 2 mình đã nói về phần tinh thần, còn ở đây mình xin nói về cơ chế khiến nó khó trở thành cái vỏ đơn thuần.
Là một điểm để tạo ra một cơ chế không chỉ trở thành một
- "Bạn không thể kết hợp nó vào công việc kinh doanh hiện tại của mình sao? ] Suy nghĩ từ quan điểm của
- Tạo một tình huống mà bất cứ ai cũng có thể nhìn thấy sự tiến bộ
(1) “Có thể đưa nó vào tác phẩm hiện tại không? ] Suy nghĩ từ quan điểm của
Thường xảy ra trường hợp mong muốn giới thiệu các hoạt động 5S vượt xa các hoạt động khác và được thúc đẩy trong các dự án lớn.
Điều này rất có thể sẽ thất bại.
Về mặt hình thức, ý định của TOP được truyền đạt và có cảm giác rằng họ đang làm điều đó, nhưng trong hầu hết các trường hợp, nhân viên không thể theo kịp.
Điều quan trọng trong 5S là “nhân viên có thể làm được mà không phải chịu bất kỳ gánh nặng nào hàng ngày”
Ý tưởng này rất quan trọng.
Thật tốt khi quảng bá một dự án mới trên quy mô lớn, nhưng nhân viên có xu hướng rơi vào suy nghĩ rằng 'Tôi còn nhiều việc phải làm'.
Do đó, cách suy nghĩ quan trọng là "Tôi có thể làm gì để kết hợp nó vào công việc hiện tại của mình?" ] Cần phải suy nghĩ từ quan điểm này.
Ví dụ: nếu bạn có cuộc họp buổi sáng, hãy sử dụng một phút trước cuộc họp buổi sáng để dành thời gian sắp xếp bàn làm việc hoặc nếu bạn đang làm việc tại nơi làm việc, hãy sử dụng một phút trước giờ nghỉ giải lao để chăm sóc bản thân. đồ đạc.Dành thời gian dọn dẹp.
Tôi nghĩ rằng việc thực hiện sẽ khác nhau tùy thuộc vào nội dung công việc, nhưng sự khéo léo như vậy là cần thiết.
"Một phút?! Không phải quá ngắn sao!? Tôi nghe kiểu tiếng nói này, nhưng quan trọng nhất không phải là thời gian thực hiện mà quan trọng là nhân viên phải đưa 5S vào thói quen hàng ngày như đánh răng mỗi sáng.
Bạn nên tuyệt đối tránh áp đặt cho nhân viên của mình.
Nếu bạn lạm dụng nó quá nhiều, bạn sẽ không thể tiếp tục và kết quả là bạn sẽ thất bại.
Trước hết, nó được thành lập.
Không quá muộn để tổ chức các sự kiện quy mô lớn ngay cả sau khi nhân viên đã thiết lập nhận thức về 5S và việc tổ chức các sự kiện trong tình huống như vậy sẽ tăng khả năng thành công.
(2) Tạo tình huống mà bất kỳ ai cũng có thể nhìn thấy tiến trình
Hoạt động vận hành cơ chế để hiểu được tình trạng tiến độ nhằm thiết lập 5S là rất quan trọng.
Tuy nhiên, điều này cũng đòi hỏi sự khéo léo.
(1) Như đã đề cập ở trên, chúng tôi muốn tránh các phương thức xác nhận tiến độ gây gánh nặng cho nhân viên.
Tôi nghĩ rằng thời điểm bạn bắt đầu kiểm tra tiến trình của mình cũng sẽ rất quan trọng.
Thời điểm tốt nhất để vận hành cơ chế xác nhận tiến độ là sau khi nội dung của (1) được thiết lập ở một mức độ nào đó.
(1) Đó là hình ảnh khoảng từ 3 đến 6 tháng sau khi bắt đầu hoạt động của,.
Lúc này, hoạt động 5S đã hình thành trong nhân viên ở một mức độ nào đó và “cảm giác khó chịu trong lòng” đã giảm bớt.
Lúc đầu, chắc hẳn đã có sự khó chịu đáng kể khi chỉ thực hiện các hoạt động 5S.
Điều này sẽ giảm bớt khi nó được chấp nhận như một thói quen.
Điều tôi muốn nói là không nên yêu cầu nhân viên phải có cơ chế xác nhận tiến độ ngay từ đầu.
Những nhân viên mới bắt đầu hoạt động 5S thực hiện các hoạt động 5S với cảm giác chưa phù hợp.
Do đó, bạn không nên vội vàng kiểm tra tiến độ và vận hành sau khi xem thời gian.
Nhân tiện, phương pháp xác nhận tiến độ là để người phụ trách báo cáo tại cuộc họp buổi sáng, đưa nó vào các mục báo cáo của cuộc họp, v.v., và sử dụng phiếu kiểm tra tại địa điểm thực hiện các hoạt động 5S để hình dung sự tiến bộ.
Phương pháp chung này là tốt.
Điều quan trọng là quá trình cho đến khi các hoạt động 5S bén rễ.
Nếu bạn nghĩ rằng bạn đã giới thiệu các hoạt động 5S, tôi muốn yêu cầu TOP và những người quảng bá hãy ấp ủ ý tưởng ``Tôi là người đầu tiên hành động'' và `` Đừng vội vàng từ góc độ dài hạn' '.
Đó là nó.
