TỔNG QUAN VỀ HOSHIN KANRI
Hoshin Kanri là một kĩ thuật quản lý được phát triển vào năm 1950 do giáo sư Yoji Akao ở Nhật Bản sáng tạo ra. Ông cho rằng mỗi người là chuyên gia trong công việc của mình và TQC – kiểm soát chất lượng toàn diện của Nhật Bản được thiết kế nhằm sử dụng năng lực tư duy của cả một tập thể để giúp làm cho tổ chức của họ trở nên tốt hơn.
Từ Hoshin trong tiếng Nhật có nghĩa là “phương hướng” hoặc “kim la bàn”. Kanri có nghĩa là “kiểm soát” hoặc “quản lý”. Hai từ này được sử dụng cùng với nhau mang ý nghĩa của việc làm thế nào để chúng ta quản lý được hướng đi của mình. Hoshin Kanri là một phương pháp để đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược của một công ty sẽ thúc đẩy sự tiến bộ và hành động ở mọi cấp trong công ty đó. Điều này giúp loại bỏ sự lãng phí thời gian đến từ những chỉ thị không nhất quán giữa các bộ phận.
Hoshin Kanri phấn đấu để mọi nhân viên hướng đến cùng một mục tiêu trong cùng một thời gian. Điều đó TỔNG QUAN VỀ HOSHIN KANRI
đạt được bởi nó liên kết những mục tiêu của công ty (Chiến lược) với kế hoạch của những nhà quản lý cấp trung (Chiến thuật) và công việc được thực hiện bởi tất cả các nhân viên (Hành động).
Hoshin Kanri cũng có mối liên hệ chặt chẽ với chu trình PDCA của Deming và là một công cụ trong sản xuất tinh gọn. Thực hiện Hoshin Kanri khiến mọi người cảm thấy được phát triển và gắn bó hơn khi họ hiểu công việc của họ liên quan đến tổng thể hoạt động của tổ chức như thế nào.
LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG HOSHIN KARIN
Khi áp dụng phương pháp Hoshin Kanri doanh nghiệp của bạn sẽ có thể đạt được những hiệu quả cụ thể như sau:
- Có được sự thống nhất và hiểu biết về các mục tiêu ở tất cả các cấp của tổ chức.
- Có thể duy trì được sự liên kết giữa các mục tiêu theo thời gian và nhờ có việc đánh giá một cách thường xuyên và chi tiết
- Có được Hoshin Kanri giúp đạt được sự tuân thủ và thực hiện chiến lược một cách nhất quán ở tất cả các cấp
- Nhờ có Hoshin Kanri được trao quyền nhiều hơn
- Quy trình đưa ra quyết định dễ dàng hơn.
Có thể nói phương pháp Hoshin Kanri là một trong những phương pháp LEAN thiết yếu nhằm đảm bảo chiến lược của công ty được thực hiện trên hệ thống phân cấp. Trọng tâm của Hoshin Kanri tại Toyota chính là phát triển con người cùng các nhà lãnh đạo của mình. Thay vì xem xét Hoshin Kanri là một công cụ cắt giảm chi phí và tạo ra lợi nhuận thì phương pháp này là một triết lý dài hạn và tập trung vào việc xay dựng một qui trình phù hợp để tạo ra kết quả tốt nhất.
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THÀNH CÔNG HOSHIN KANRI
Để thực hiện thành công phương pháp Hoshin Kanri các doanh nghiệp cần thực hiện theo 7 bước bên dưới đây:
Bước 1: Xây dựng tầm nhìn
Việc xây dựng tầm nhìn của công ty theo thời gian từ 5 đến 10 năm phụ thuộc vào dữ liệu từ các chuyên gia và kinh nghiệm của đội ngũ lãnh đạo công ty. Với những tuyên bố về tầm nhìn cũng như mục tiêu chiến lược nào cần được duy trì và xem xét hàng năm.
Bước 2: Xây dựng các mục tiêu ngắn hạn
Thông thường sẽ chuyển từ tầm nhìn dài hạn thành các kế hoạch ngắn hạn hơn đi kèm với kế hoạch hành động. Thực hiện thông qua quá trình Nemawashi: quản lý cấp cao và cấp trung thảo luận về tính khả thi của các mục tiêu đề xuất, thực hiện các điều chỉnh dựa trên thực tế nếu thấy thật cần thiết. Cần phân biệt mục tiêu hợp lý từ quan điểm khách hàng hiện tại và mục tiêu đối với khách hàng tiềm năng.
Bước 3: Thiết lập các mục tiêu chi tiết hàng năm
Việc chia nhỏ mục tiêu chi tiết hàng năm để quyết định phân bổ mục tiêu cho các đội nhóm cụ thể và cách thức đạt được. Kế hoạch này cần đảm bảo thật phù hợp với các quy định của từng quốc gia và khu vực cũng như không tạo ra những kì vọng không thực tế.
Bước 4: Chuyển các mục tiêu này thành hành động cụ thể
Tiến hành truyền đạt các kế hoạch đã được thực hiện ở 3 bước trên cho các nhóm đi kèm với các chỉ số KPI đề xuất. Kế hoạch này thường được truyền đạt bằng ma trân Hoshin Planning. Cần bổ sung với các kế hoạch dự án và nhu cầu về nguồn lực đo lường được bằng con số cụ thể.
Bước 5: Thực hiện và thiết lập các mục tiêu
Các thành viên sẽ sử dụng chu trình PDCA hoặc KAIZEN gồm 6 bước để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra. Yếu tố quan trọng là cung cấp cho các nhóm một khuôn khổ để lập kế hoạch, thực hiện và đo lường các cải tiến . Nếu không làm như vậy có thể sẽ khiến cho các mục tiêu không thể đạt được.
Bước 6: Xem xét xem các mục tiêu có đạt được hay không
Việc sử dụng GEMBA và KAIZEN kế hoạch sẽ được xem xét lại để xem doanh nghiệp đang tiến hành như thế nào. Dựa vào đó chúng ta có thể lên lịch cho những hành động chưa thực hiện được cũng như đặt mục tiêu cho năm tới. Việc thực hiện đánh giá này thường được tiến hành hàng tháng và xem xét lại hàng quý hoặc nửa năm một lần.
Bước 7: Phân tích mục tiêu cho năm tới
Sử dụng dữ liệu thu thập được trong 12 tháng trải nghiệm, giờ đây bạn có thể xác định các mục tiêu thực tế cho năm tới.
Cải tiến liên tục là một phần không thể thiếu của Hoshin Kanri: Trong kế hoạch của Hoshin Kanri thì việc cải tiến liên tục chính là yếu tố làm cho phương pháp này thành công. Có hai công cụ chính là Catchball và PDCA.
- Hoshin Kanri Catchball:
Kế hoạch thực hiện Hoshin là nỗ lực chung của người quản lý và cấp dưới để cùng phải thống nhất về mục tiêu tối ưu. Nếu quản lý hướng mọi người đạt được các mục tiêu nhất định, mà không thu thập thông tin phản hồi trước, họ có nguy cơ mất đi nhiệt huyết và có thể mắc lỗi sai, nếu một số chi tiết xảy ra sẽ bị bỏ qua. Thực tế mà nói, đây là bản chất của Catchball.
Có các mục tiêu được truyền đạt tốt, thực tế và được thỏa thuận là rất quan trọng, bởi vì nó cho phép sở hữu và tạo động lực, tạo ra một vòng phản hồi có giá trị và cải thiện cam kết đối với quá trình thực hiện.
- Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ( Plan – Do – Check – Adjust / PDCA):
Chu trình Deming (PDCA / PDSA) lần đầu tiên được Deming giới thiệu như một mô hình cải tiến chất lượng liên tục. Nó bao gồm bốn bước: lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động. Mô hình PDCA có thể được coi là phương pháp khoa học để cải tiến liên tục và do đó, nó đòi hỏi một số thực tiễn bổ sung:
Đạt được cải tiến liên tục chỉ có thể nếu bạn thực hiện PDCA một nỗ lực liên tục. Nếu bạn thử một vài lần, PDCA có thể tạo ra các cải tiến, nhưng trừ khi bạn lặp đi lặp lại liên tục, nó sẽ có giá trị thấp hơn.
NHƯỢC ĐIỂM CỦA HOSHIN KARIN
Với nhiều lợi ích như trên thì việc sử dụng Hoshin Kanri còn tồn tại một số mặt hạn chế. Không ai có thể dự đoán những gì sẽ xảy ra được trong khoảng thời gian một năm. Các vấn đề thực tế sẽ thay đổi và nhiều khi kế hoạch sẽ bị chệch và sai lệch đôi chút.
- Việc đặt kế hoạch mục tiêu đôi khi khá cứng nhắc và khá khó triển khai ở một số nền văn hóa.
- Những kế hoạch của Hoshin Kanri có những yêu cầu cam kết lâu dài và sự kiên nhân cũng như hỗ trợ liên tục và năng lượng của quản lý cấp cao.
Có thể nói phương pháp Hoshin Kanri mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp giúp quản lý và có kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu và loại bỏ lãng phí hiệu quả. Đọc thêm những bài viết của diedaniso.com để có những kiê s thức bổ ích hơn.
TỔNG KẾT
Hoshin Kanri là một phương pháp quản lý Lean thiết yếu để đảm bảo rằng chiến lược của một công ty được thực hiện trên hệ thống phân cấp.
Một phần không thể thiếu của Hoshin Kanri là theo đuổi cải tiến liên tục thông qua các công cụ như PDCA và Catchball.
Khi Hoshin Kanri được triển khai hiệu quả, nó buộc đội ngũ lãnh đạo phải đưa ra một tầm nhìn và một danh sách các mục tiêu đột phá, tạo ra một loạt các mục tiêu bổ sung, đảm bảo sự liên kết và cung cấp đòn bẩy cần thiết để thực hiện thành công.
Danh mục đầu tư Kanban có thể giúp thực hiện kế hoạch Hoshin Kanri và thực hiện các mục tiêu thực tế.
Hoshin Kanri phải thích nghi với thế giới năng động ngày nay bằng cách rút ngắn các chu kỳ giao tiếp và tạo ra một cách chia sẻ thông tin trôi chảy hơn.
Qua bài viết này, rất hy vọng bạn đã có cho mình thêm những kiến thức phục vụ cho doanh nghiệp của mình.
