Tìm hiểu về GEMBA – Công cụ Lean hữu ích
TỔNG QUAN VỀ GEMBA
Thuật ngữ Gemba có xuất phát từ tiếng Nhật, mang nghĩa là “địa điểm thực sự” nơi thực tế sự việc đang diễn ra. Trong sản xuất kinh doanh, “Gemba” chính là văn phòng, nhà xưởng, chuyền sản xuất, nơi mà công việc và quy trình sản xuất kinh doanh tạo ra giá trị đang diễn tiến.
Khái niệm ”Gemba walk” được phát triển bởi Taiichi Ohno – cha đẻ của hệ thống TPS (Toyota Production System) – là một phần thiết yếu của triết lý quản trị Lean. Ohno nói: “Dữ liệu tất nhiên là rất quan trọng, tuy nhiên tôi chú trọng nhất vào dữ kiện thực tế”.
Gemba được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo, giám sát viên,… trong đó cá nhân họ trực tiếp quan sát cách thức các quy trình đang được thực hiện tại nơi làm việc nhằm xác định các mối nguy hiện có, quan sát các điều kiện về máy móc và thiết bị, hỏi về các tiêu chuẩn thực hành, thu thập kiến thức về tình trạng công việc và xây dựng mối quan hệ với nhân viên. Nhân viên có khuynh hướng cởi mở chỉ ra các cơ hội để cải thiện hoặc chia sẻ mối quan tâm tại nơi làm việc của họ.
MỤC TIÊU VÀ LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG GEMBA
2.1. Mục tiêu của Gemba
- Gemba Walk không phải là để chỉ trích người khác cũng như không phải để đánh giá hiệu quả công việc. Gemba Walk cung cấp cho chúng ta một cơ hội chỉ để quan sát, không hành động. Chúng ta thường rất dễ bị cuốn vào các giải pháp hoặc thực hiện các cải tiến khi phát hiện ra các bất thường. Tuy nhiên những thay đổi chỉ nên được thực hiện sau khi chúng ta đã hiểu vấn đề một cách thấu đáo.
- Mục tiêu của Gemba Walk là để có được thông tin phản hồi dễ dàng và nhanh chóng, xác định các mối quan tâm liên quan đến nơi làm việc hoặc quy trình và xây dựng niềm tin với nhóm bằng cách lắng nghe và giải quyết mối quan tâm của họ, hiểu luồng giá trị và các vấn đề của nó thay vì xem xét kết quả hoặc đưa ra những nhận xét hời hợt.
2.2. Lợi ích của việc áp dụng Gemba
Với những mục tiêu cụ thể, Gemba được xây dựng để mang lại những lợi ích xác định cho doanh nghiệp áp dụng, bao gồm:
- Cơ hội cải tiến dễ dàng được phát hiện ra ở nơi làm việc hơn so với ngồi trong phòng hội đồng quản trị;
- Gemba giúp tăng cường cam kết điều hành để cải thiện;
- Gemba tạo ra một mối liên kết lớn hơn và đồng cảm hơn giữa công nhân và quản lý trong doanh nghiệp;
- Gemba cũng cung cấp cho mọi nhân viên cơ hội để tham gia vào cải tiến;
- Gemba mang đến cho các nhà lãnh đạo cơ hội nhận ra, dễ dàng đánh giá thành tích và sự tham gia của nhân viên;
- Các nhà lãnh đạo có cơ hội để xem xét kết quả của những nỗ lực cải tiến trong quá khứ.
CÁC YẾU TỐ QUAN TRỌNG CỦA CÔNG CỤ SẢN XUẤT GEMBA
Công cụ này bao gồm 3 thành tố chính, đó là:
- Đến hiện trường và quan sát: ý tưởng chính của việc đi Gemba hàng ngày là giúp cho các nhà quản lý và lãnh đạo ở mọi cấp bậc thường xuyên đi thực tế hiện trường sản xuất và cùng tham gia vào việc tìm kiếm những hoạt động lãng phí.
- Hỏi TẠI SAO: mục tiêu chính chính là để khám phá chi tiết toàn bộ quá trình tạo ra giá trị và xác định khu vực có vấn đề thông qua giao tiếp chủ động. Một nhà lãnh đạo giỏi luôn mong muốn lắng nghe hơn là nói. Đây là lý do tại sao bạn có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau, chẳng hạn như Phương pháp hỏi “5 Whys” để xác định nguyên nhân chính của các vấn đề trong quy trình.
- Tôn trọng nhân viên: hãy lưu ý rằng việc đi Gemba không giống như “Xếp đi tuần”. Chỉ tay năm ngón hoặc đổ lỗi cho mọi người là những điều cấm kỵ không nên làm. Nhà quản lý không phải ở đó để đánh giá và xem xét kết quả mà phải là cộng tác cùng với đội nhóm của mình để cùng tìm ra vấn đề. Vì vậy nhà quản lý cần cố gắng tập trung vào việc tìm ra điểm yếu của quy trình chứ không phải sai phạm của nhân viên.
CÁC NGUYÊN TẮC KHI ÁP DỤNG GEMBA
Công cụ Gemba yêu cầu người sử dụng cần đáp ứng đầy đủ 5 nguyên tắc cụ thể sau:
- Khi vấn đề (sự không bình thường) phát sinh hãy đến gemba trước tiên.
- Kiểm tra bằng chứng khách quan (gembutsu), các nội dung liên quan tới hỏng máy, sản phẩm hỏng,…thậm chí cả khiếu nại của khách hàng.
- Xác định biện pháp xử lý tức thời.
- Xác định nguyên nhân gốc rễ và thực hiện biện pháp khắc phục. Đây là lúc để hỏi “Tại sao?” và phải hỏi cho đến khi có được nguyên nhân chính.
- Tiêu chuẩn hoá và phòng ngừa tái diễn. Tuy nhiên, các vẫn đề bất thường như: hỏng máy, sản phẩm hỏng, không đạt được mục tiêu sản xuất, công nhân đến muộn…vẫn xẩy ra hàng ngày và đòi hỏi người quản lý phải giải quyết và đảm bảo rằng sự việc không được tái diễn. Khi vẫn đề được giải quyết thì cần phải xây dựng mới hoặc cải tiến tiêu chuẩn hiện tại.
