Stakeholder Management là gì? Quá trình quản lý Stakeholder Management trong doanh nghiệp
KHÁI NIỆM VỀ STAKEHOLDER MANAGEMENT
Stakeholder management là Quản lý các bên liên quan. Stakeholders là một cá nhân, nhóm người, hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án hoặc tự nhìn nhận bản thân bị ảnh hưởng.
Họ quan tâm tới sự thành công của dự án và là người đóng góp cho dự án từ bên trong hoặc bên ngoài.
Mỗi dự án có nhiều stakeholders, họ thường được phân làm 2 loại:
- Internal stakeholders
- External stakeholders.
| Internal Stakeholders | External Stakeholders |
| Internal stakeholders là những người ở trong nội bộ tổ chức. Dự án trực tiếp ảnh hưởng tới họ khi họ cũng tham gia dự án hoặc họ được thuê bởi tổ chức quản lý dự án đó. Những stakeholders đó bao gồm: nhân viên, sếp, ban lãnh đạo, nhà quản lý dự án, nhà đầu tư v.v. | External stakeholders là những người nằm ngoài tổ chức và họ gián tiếp bị ảnh hưởng bởi dự án. Những người này có thể là nhà cung cấp, khách hàng, bên thứ 3, đối thủ, xã hội, chính phủ v.v. |
Các doanh nghiệp cần quản lý Stakeholders bởi vì:
- Stakeholders rất quan trọng vì họ có thể gây ảnh hưởng xấu hoặc tốt với dự án bằng quyết định của họ. Có stakeholders chính – những người mà đóng góp của họ mang tính quyết định xem dự án có thể thực hiện hay không.
- Nhà quản lý cần học cách quản lý stakeholders để xác định ai là stakeholders chính và đảm bảo đáp ứng yêu cầu của họ;
- Với phương pháp quản lý Stakeholders tốt chúng ta có thể làm giảm rủi ro dự án;
- Sự hài lòng của Stakeholders được coi là một mục tiêu quan trọng của dự án.
QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ STAKEHOLDER
2.1. Xác định Stakeholders
Đây là một quá trình mà nhà quản lý dự án và đội quản lý dự án xác định tất cả người hoặc tổ chức chịu ảnh hưởng bởi dự án.
Khi xác định Stakeholders, hãy xác định từ vị trí ảnh hưởng của họ: trên, dưới, bên ngoài và bên trong. Đó có thể là: khách hàng, nhà cung cấp, quản lý, đội dự án v.v.
Sau khi xác định hãy phân tích yêu cầu, mong đợi, sở thích, tầm ảnh hưởng, kiến thức v.v. của stakeholder. Những stakeholders quan trọng là những người đưa ra quyết định trong dự án. Với những người này, quản lý cần ưu tiên để giao tiếp và quan tâm tới mong muốn của họ.
Các bước xác định Stakeholders bao gồm:
Bước 1: Xác định những bên có thể trở thành Stakeholders
- Xác định toàn bộ những bên có tiềm năng thành Stakeholders;
- Xác định tầm ảnh hưởng.
Bước 2: Phân tích Stakeholders
- Xác định các nhu cầu chủ yếu, mong đợi, tầm ảnh hưởng, … của Stakeholders;
- Xác định key stakeholders.
Bước 3: Phân loại Stakeholders
- Phân độ ưu tiên cho các key stakeholders;
- Sử dụng các mô hình phân loại (ví dụ Power/Interest Grid)
Bước 4: Xác định chiến lược quản lý Stakeholder
- Đưa ra các cách mà nhà quản lý giao tiếp với Stakeholders.
Một số công cụ hỗ trợ việc xác định Stakeholders như:
- Power/ Interest Grid
- Salience Model
- Stakeholder cube
- Expert Judgement
- Meeting
- Brainstorming
- Questionnaire and survey
- Document analysis
LÊN KẾ HOẠCH QUẢN LÝ SỰ THAM DỰ CỦA STAKEHOLDERS
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch quản lý bên liên quan khi:
- Sự tương tác và tham gia của các bên liên quan sẽ thay đổi theo từng dự án.
- Sự tham dự của mỗi stakeholder là khác nhau trong mỗi giai đoạn khác nhau của dự án nên việc lên kế hoạch này cần được diễn ra trong suốt dự án.
Những cấp độ tham gia nào của bên liên quan bao gồm 5 cấp độ:
- Unaware: Không nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn;
- Resistant: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và chống lại sự thay đổi;
- Neutral: Nhận thức về dự án; nhưng không kháng cự cũng như không hỗ trợ;
- Supportive: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và hỗ trợ sự thay đổi;
- Leading: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và tích cực tham gia vào việc đảm bảo dự án thành công.
Những công cụ để giúp nhà quản lý thực hiện việc lên kế hoạch này:
- Stakeholder engagement assessment matrix: giúp so sánh mức độ liên quan với dự án hiện tại của stakeholders (C) và nhà quản lý mong muốn stakeholders đóng góp với dự án (D);
- Benchmarking: so sánh kết quả phân tích stakeholder để đưa ra thông tin từ tổ chức, dự án khác mà đang xem xét tiêu chuẩn;
- Root cause analysis: xác định nguyên nhân gốc;
- Assumption and constraint analysis: Phân tích giả định và hạn chế;
- Mind mapping: tư duy trực quan về thông tin của stakeholder và mối quan hệ của họ với nhau và với tổ chức;
- Decision making: đánh giá quyết định ưu tiên.
Qua bài viết này, rất hy vọng bạn đã có cho mình thêm những kiến thức phục vụ cho doanh nghiệp của mình.
