Six Sigma là gì? Các nguyên tắc áp dụng Six Sigma trong Doanh Nghiệp

Six Sigma là gì? Các nguyên tắc áp dụng Six Sigma trong Doanh Nghiệp

• TỔNG QUAN VỀ SIX SIGMA

6 Sigma hay Six Sigma được định nghĩa là một hệ phương pháp quản lý sản xuất do Motorola khởi xướng từ những năm 80 của thế kỷ 20. Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) có định nghĩa “6 Sigma là một phương pháp tiếp cận cải tiến hoạt động kinh doanh dựa trên thống kê nhằm tìm kiếm và loại bỏ các khuyết tật và nguyên nhân của chúng từ các quá trình của một tổ chức, tập trung vào kết quả đầu ra quan trọng cho khách hàng”. 

Thuật ngữ sigma bắt nguồn từ ngôn ngữ Hy Lạp, trong đó đề cập đến độ lệch chuẩn trong dân số tập dữ liệu. Việc kết hợp lý thuyết thống kê thì mô hình Six Sigma trong một quy trình bối cảnh liên quan đến khái niệm rằng sáu độ lệch chuẩn giữa giá trị trung bình của quy trình và giới hạn thông số kỹ thuật gần nhất sẽ chỉ mang lại 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội. Nói cách khác, quy trình sẽ thực hiện khiếm khuyết 99.99966% thời gian.

• LỢI ÍCH CỦA PHƯƠNG PHÁP SIX SIGMA

Trong quá trình sản xuất, các doanh nghiệp hay tổ chức sản xuất có thể nhận thấy được những lợi ích vượt trội của Six Sigma như: 

• Giữ lòng trung thành của khách hàng: Khi định nghĩa khuyết tật của quy trình, Six Sigma tập trung vào sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng nên có được tính định hướng khách hàng rất cao. Sản phẩm của bạn không những không mắc lỗi mà còn đáp ứng được kỳ vọng của người sử dụng – nguyên nhân giúp giữ lòng trung thành. Để đạt được điều này, bạn có thể thực hiện khảo sát khách hàng hoặc nghiên cứu hành vi để hiểu được khách hàng yêu cầu gì và bạn có thể cải thiện điều đó bằng cách nào.
• Giảm chi phí, tăng lợi nhuận: Nhờ vào tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể và không tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ những sự lãng phí không cần thiết vào nhân công hoặc công đoạn sản xuất kém hiệu quả, bao gồm cả nguyên vật liệu và thời gian. Cộng thêm những thứ bạn tạo ra chỉ bao gồm sản phẩm bán được, chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.
• Cải thiện văn hoá doanh nghiệp: Một “kênh” gắn kết hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhân viên không gì khác ngoài quy trình làm việc hoàn hảo. Trong hệ phương pháp Six Sigma, yếu tố con người quan trọng không thua kém gì kỹ thuật, thậm chí còn được đề cao hơn. Hơn nữa, Six Sigma giải quyết được các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch và thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên hơn, cho dù bạn có theo loại hình văn hoá doanh nghiệp đặc trưng nào.
• Lập kế hoạch chiến lược: Six Sigma đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ tầm nhìn chiến lược nào. Khi doanh nghiệp của bạn đã tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu và tiến hành phân tích SWOT, thì Six Sigma giúp bạn tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện. 
• Mở rộng quy mô kinh doanh: Một khi bạn đã loại trừ thành công các nguồn gây khuyết tật và tạo lập được quy trình đạt chuẩn Six Sigma, sẽ chẳng còn khó khăn trong các dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như những hệ thống đo lường đi kèm nữa. 

• NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP SIX SIGMA – QUY TRÌNH DMAIC

3.1. Nguyên tắc áp dụng phương pháp Six Sigma

Six Sigma bao gồm một số nguyên tắc cơ bản, đây là những nguyên tắc tiên quyết mà các nhà sản xuất cần đáp ứng để vận dụng Six Sigma vào hệ thống của mình một cách hiểu quả nhất, bao gồm:

a, Lấy khách hàng làm trọng tâm

Cũng tương tự như hầu hết các triết lý kinh doanh khác, Six Sigma tập trung chủ yếu vào “customer’s voice”, nghĩa là tiếng nói của khách hàng. Tất cả sự thay đổi hay cải tiến quy trình trong sản xuất, kinh doanh đều cần xác định theo nhu cầu, yêu cầu cũng như sự kỳ vọng của khách hàng. 

b, Đề cao dữ liệu và dữ kiện

Doanh nghiệp cần trả lời 2 câu hỏi sau trước khi đưa ra quyết định:

• Những dữ liệu / dữ kiện nào thực sự cần thiết?
• Áp dụng chúng vào Six Sigma như thế nào cho hiệu quả?

Mọi thông tin xoay quanh việc áp dụng hệ phương pháp Six Sigma không phải dựa trên sự phán đoán mơ hồ mà đều cần đo lường chính xác, giống như cách đo lường để cho ra con số 3,4 phần triệu trong độ lệch chuẩn.

c, Quản trị chủ động

Như đã nói ở phần định nghĩa, hệ phương pháp Six Sigma tập trung vào tìm kiếm và xử lý khiếm khuyết nhằm tăng độ chính xác của quy trình – chủ động để ngăn ngừa, chứ không để mặc các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động xử lý.

d, Cộng tác không có rào cản

Để tạo ra quy trình trơn tru từ đầu tới cuối, Six Sigma tuân theo nguyên tắc cộng tác không giới hạn giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, bao gồm cả theo chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.

e, Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm

Tiêu chuẩn của Six Sigma là 3,4 lỗi trên một triệu khả năng, nghĩa là chưa phải 100% chính xác. Bởi vậy, doanh nghiệp không thể nóng vội ngay từ đầu hòng có được sự hoàn hảo tuyệt đối. Các phương án cải tiến quy trình đều được phép thất bại, miễn là hậu quả được giới hạn và bạn rút ra được bài học sau đó.

3.2. Áp dụng phương pháp Six Sigma vào doanh nghiệp – Quy trình DMAIC

Doanh nghiệp sẽ áp dụng 6 Sigma trong quản lý chất lượng thông qua quy trình cơ bản nhất là DMAIC. Quy trình này bao gồm 5 bước cụ thể như sau:

D – Define (Xác định): Trong giai đoạn đầu của quy trình cải tiến, doanh nghiệp sẽ nhận định về đối tượng khách hàng và các yêu cầu chất lượng cần phải có ở sản phẩm, dịch vụ. Tiếp đó, doanh nghiệp cần xác định khu vực kinh doanh trọng điểm muốn triển khai hệ phương pháp Six Sigma. 

M – Measure (Đo lường): Đây là bước thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh. Từ đó tìm ra nguyên nhân của các khiếm khuyết mắc phải. 

A – Analyze (Phân tích): Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ xác định khoảng cách giữa mục tiêu kế hoạch và kết quả công việc hiện tại nhằm tạo cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp được đưa ra cần phải kiểm nghiệm chặt chẽ và có biện pháp dự phòng đầy đủ. 

I – Improve (Cải tiến): Giai đoạn này bắt đầu triển khai thực hiện những phương án cải tiến đã đề ra. Doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao tiến độ để kịp thời đưa ra quyết định bổ sung hoặc có giải pháp thay đổi khi cần thiết. 

C – Control (Kiểm soát): Đây là kế hoạch giúp doanh nghiệp giám sát và kiểm soát mục tiêu ban đầu. Mục đích là để tránh mắc lại lỗi sai hoặc đi lệch định hướng. 

• CÂU CHUYỆN ÁP DỤNG THÀNH CÔNG SIX SIGMA CỦA SAMSUNG

Thành công của tập đoàn General Electric (GE) vào thập niên 90 đã làm nở rộ phong trào áp dụng Six Sigma ở nhiều tổ chức trên thế giới như Citigroup, Motorola, Kodak, Sony, IBM, Ford, LG,… Trong số đó, có thể kể tới Samsung là một ví dụ điển hình.

Kế hoạch gia nhập thị trường điện thoại di động toàn cầu của Samsung bị đổ vỡ bởi chiếc di động hàng đầu lúc đó là Samsung SH-700 có tỷ lệ lỗi quá cao, lên đến 11,8%. Việc tổng cộng 150.000 sản phẩm buộc phải thu hồi và tiêu huỷ là một cú sốc tại thời điểm đó.

Nhưng cũng từ đây, Samsung quyết định thay đổi phương châm vận hành từ việc ồ ạt sản xuất số lượng lớn sang đến tập trung vào chất lượng sản phẩm, sao cho đáp ứng được tiêu chuẩn toàn cầu. Hệ phương pháp Six Sigma được chọn để triển khai trên toàn bộ các cấp bậc quản lý cũng như nhân viên tất cả các bộ phận.

Sau khi thu về những kết quả đầu tiên trong sản xuất, Samsung mở rộng phạm vi áp dụng Six Sigma sang cả marketing, sale và ngay cả những bộ phận phục vụ gián tiếp như kế toán, nhân sự, cung ứng, và cuối cùng là đến toàn bộ chuỗi cung cấp. Toàn bộ nhân viên của họ đều được tham gia khoá đào tạo bài bản về lý thuyết và vận dụng Six Sigma.

Và Samsung đã phục hồi và vươn lên rất nhanh nhờ sự cải tiến quy trình đó. Các mẫu điện thoại đời sau liên tục “lột xác” so với các sản phẩm trước đó, trở thành một trong những cái tên dẫn đầu thị trường smartphone thời bây giờ như Samsung Galaxy S22 Ultra, Samsung Z Flip 4,…

• KẾT LUẬN

Có thể nói mô hình Six Sigma chính là một hệ thống cải tiến quy trình kinh doanh hiệu quả mà nhiều chủ doanh nghiệp mong muốn. Chúng giúp mang lại hàng trăm triệu đô la lợi ích tổ chức cho cả các tổ chức sản xuất và dịch vụ trên toàn cầu. Việc chủ động phòng ngừa sai lỗi, đi đúng vào trọng tâm để cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh. Cũng theo Ford, Six Sigma là công cụ cải tiến quy trình hiệu quả cao gấp 2,5 lần so với ISO 9000 và gấp năm lần hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM). Trước đây, Six Sigma thường được áp dụng để giảm khuyết tật, tỷ lệ phế phẩm trong sản xuất, nhưng giờ đây nó cũng được các doanh nghiệp ứng dụng vào khâu dịch vụ nhằm tiết kiệm chi phí và tăng chất lượng phục vụ khách hàng.