Hệ thống quản lý chất lượng– QMS thường đi cùng với các tiêu chuẩn ISO. Để hiểu QMS là gì, các doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết sau đây của IPQ sẽ có câu trả lời.
QMS là gì?
QMS là từ viết tắt của Quality Management System, là một hệ thống chính thức, ghi lại các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng.
Hệ thống này sẽ giúp xác định cách thức một công ty hoạt động thông qua thao tác của hệ thống là tạo ra các sản phẩm, dịch vụ.
QMS giúp điều phối các hoạt động sao cho phù hợp với những yêu cầu từ phía khách hàng.
Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý QMS vào doanh nghiệp
- Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, điều này giúp thúc đẩy niềm tin vào tổ chức, từ đó dẫn đến nhiều khách hàng hơn, bán được nhiều sản phẩm hơn.
- Đáp ứng các yêu cầu của tổ chức, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách tiết kiệm chi phí và tài nguyên nhất, tạo cơ hội cho việc mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận.
- Xác định, cải thiện và kiểm soát các quy trình.
Các yêu cầu trong hệ thống QMS
Mỗi một hệ thống QMS lại có một chức năng riêng đáp ứng các yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Tuy vậy, các yếu tố của QMS đều có những điểm chung sau:
- Các chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức
- Sổ tay chất lượng
- Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ
- Quản lý dữ liệu
- Nhưng quy trinh nội bộ
- Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm
- Cơ hội cải thiện
- Phân tích chất lượng
Các bước tiến hành và triển khai QMS
Trước khi thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức của bạn phải xác định và quản lý các quy trình đa chức năng được kết nối khác nhau để giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Thiết kế hệ thống QMS phải chịu ảnh hưởng từ các mục tiêu, nhu cầu khác nhau và các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp của tổ chức. Cấu trúc này chủ yếu dựa trên chu trình Kế hoạch –Thực hiện – Kiểm tra – Hành động (PDCA) và cho phép cải tiến liên tục cho cả sản phẩm và hệ thống QMS.
Các bước cơ bản để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng như sau:
Thiết kế và xây dựng
Các phần thiết kế và xây dựng đáp ứng sự phát triển cấu trúc của QMS, các quy trình và kế hoạch thực hiện.
Quản lý cấp cao nên giám sát phần này để đảm bảo nhu cầu của tổ chức và nhu cầu của khách hàng là động lực thúc đẩy sự phát triển hệ thống.
Triển khai
Triển khai được thực hiện tốt nhất theo từng chi tiết bằng cách chia từng quy trình thành các quy trình con và đào tạo nhân viên về tài liệu, đào tạo, công cụ đào tạo và số liệu.
Mạng nội bộ của công ty đang ngày càng được sử dụng để hỗ trợ việc triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.
Kiểm soát và đo lường
Kiểm soát và đo lường là hai lĩnh vực thiết lập QMS mà phần lớn được thực hiện thông qua kiểm toán thường xuyên, có hệ thống đánh giá của hệ thống quản lý chất lượng.
Các chi tiết cụ thể rất khác nhau từ tổ chức này đến tổ chức khác nhau tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.
Xem xét và cải tiến
Xem xét và cải tiến từng chi tiết bằng cách xử lý kết quả đánh giá.
Các mục tiêu là để xác định hiệu lực và hiệu quả của từng quy trình đối với các mục tiêu của nó, để truyền đạt những phát hiện này cho nhân viên và phát triển các hoạt động thực tiễn và quy trình tốt nhất, mới nhất dựa trên dữ liệu được thu thập trong quá trình kiểm toán.
Với những thông tin về QMS ở bài viết, hy vọng doanh nghiệp sẽ hiểu QMS là gì và có cái nhìn khái quát về hệ thống quản lý chất lượng QMS hơn.
