MUỐN TĂNG HIỆU SUẤT LÀM VIỆC GẤP 5 LẦN, CÓ 3 THÓI QUEN TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC BỎ QUA!
Đối với những "bậc thầy" quản lý thời gian, họ dựa vào kế hoạch và tính kỷ luật để thực hiện công việc, chứ không phải dựa vào cảm giác.
THÓI QUEN 1: Ăn con ếch đó
"Ăn con ếch đó" là một thuật ngữ thường dùng trong lĩnh vực quản lý thời gian, nó đại diện cho những công việc cần phải làm và xuất phát từ cuốn sách cùng tên của Brian Tracy.
Nếu mỗi buổi sáng, bạn dám tiếp nhận công việc có tính thử thách hay khó khăn nhất để giải quyết trước, vậy những việc còn lại trong ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Muốn "ăn con ếch đó" đúng cách, bạn có thể áp dụng nguyên tắc FAST:
F: Ăn con ếch đó trước (trước khi bắt đầu công việc hãy tìm ra 3 "con ếch" quan trọng nhất trong ngày)
A: Lập danh sách các hành động (Những việc cần làm hôm nay nên liệt kê ra một danh sách, sau đó chuyên tâm thực hiện từng việc một)
S: "Cắt" ếch (Sẽ có nhiều nhiệm vụ tương đối lớn, và bạn nên chia nó ra thành từng phần nhỏ để dễ dàng thực hiện.)
T: Rèn luyện năng lực nhận thức thời gian của bạn.
Làm thế nào để có thể chọn được nên ăn con ếch nào?
Khi lựa chọn, bạn cần xác định được mức độ phù hợp của vấn đề với mục tiêu, giá trị và tầm nhìn có tương quan với nhau không, đồng thời xem nó có thể mang lại lợi ích gì cho bản thân bạn khi bạn thực hiện nó.
Điều quan trọng là cố gắng không được trì hoãn trong mọi tình huống. Tính trì hoãn được kéo dài sẽ trở thành một thói quen xấu khiến bạn chỉ muốn đứng mãi trong vùng an toàn, thậm chí gây ra lười biếng, chỉ muốn tìm lý do để biện giải cho những thất bại, chứ không muốn tìm cách để giải quyết vấn đề hay hoàn thành nó.
THÓI QUEN 2: Làm trống "hộp thư"
Trên thế giới này mỗi ngày đều sẽ xuất hiện rất nhiều thông tin mới, nhưng cuối cùng chúng sẽ bị chi phối bởi những người làm thông tin.
"Những người này có nhiệm vụ tóm tắt, tích hợp thông tin chính xác vào đúng thời điểm và sáng suốt đưa ra những nội dung quan trọng." - Giáo sư Wilson Đại học Harvard nói.
Như vậy, "làm trống hộp thư" chính là sau khi tiếp nhận công việc, bắt tay vào đơn giản hóa và hoàn thành nó, tập trung xử lý công việc để không làm tồn đọng nhiệm vụ trong ngày.
Ba bước giúp bạn "làm trống hộp thư" nhanh chóng:
- Bước thứ nhất: Nhận việc liền xử lý
Rèn luyện thói quen vừa tiếp quản công việc liền bắt tay xử lý, để bản thân không cần hoang mang khi nhận nhiệm vụ mới sau đó.
Được như vậy, ngày nào bạn đều làm đúng phần nhiệm vụ của ngày đó, không cần gấp gáp chạy deadline.
- Bước thứ hai: Xử lý theo hệ thống
Các công việc nên được phân loại theo mức độ từ quan trọng đến không quan trọng hoặc từ việc cấp bách đến việc bình thường. Từ đó có phương hướng giải quyết hợp lý và khoa học, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
- Bước thứ ba: Chuyên tâm thực hiện
Đừng lơ là dù đó là nhiệm vụ nhỏ nhất, cũng đừng khinh thường khi công việc nhận được không quan trọng. Đã nhận việc thì nhất định phải có trách nhiệm hoàn thành đúng thời hạn và có kết quả tốt.
THÓI QUEN 3: Khởi động lại mỗi ngày
Mỗi ngày đều nên làm như vậy để tập thành thói quen. Bạn có thể sử dụng cuốn sổ nhỏ tóm tắt lại những công việc cần thiết.
Sau đó, dành một giờ yên tĩnh để xem lại những gì mình đã làm trong tuần trước, rút kinh nghiệm cho tuần kế tiếp:
Xem email, zalo nhóm làm việc, ghi chú... để biết đã hoàn thành hết tất cả công việc chưa.
Xem lại nhật kí công việc của tuần trước một lần.
Kiểm tra lịch trình của tuần trước và lịch trình của tuần này, đối chiếu với nhau xem có vấn đề nào cần ghi nhớ và rút ra bài học hay không?
Kiểm tra xem có sự kiện quan trọng nào được đánh dấu trong tương lai hay không?
Suy nghĩ về các nhiệm vụ gần đây: phân loại mức độ các việc đã giải quyết từ dễ đến khó để kiểm tra mức độ "trưởng thành" của bản thân. Thông qua các vấn đề đã được giải quyết, bạn cảm thấy bản thân có tiến bộ hơn chưa?
Duy trì tốt những điều kể trên đến mức biến chúng thành phản xạ thường ngày, sau khi so sánh với ngày đầu tiên, bạn sẽ cảm thấy kinh ngạc với sự tiến bộ của mình đấy.
Nguồn: Doanh nghiệp và Tiếp thị
