6 MA TRẬN GIÚP TĂNG HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC GẤP 10 LẦN
1. Ma trận Eisenhower
Dwight Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ
Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight Eisenhower từng nói rằng: Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng.
Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ. Ngoài ra, ông cũng từng giữ chức Hiệu trưởng Đại học Columbia. Eisenhower có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ.
Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất mà ông đã từng áp dụng được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower). Đây là một phương thức quản lý thời gian dựa trên mức độ ưu tiên (Priority) được nhiều người thành công, nổi tiếng nghiên cứu và áp dụng trong nhiều thập kỷ qua.
Khi sử dụng ma trận Eisenhower, chúng ta có thể rõ ràng phân loại được các hoạt động của mình và sắp xếp chúng một cách khoa học, hiệu quả.
Cách mà bạn dành thời gian và ưu tiên cho bất kỳ phần tư nào trong ma trận cũng sẽ ảnh hưởng đến những hoạt động còn lại. Điển hình là, khi bạn đã dành thời gian vào hoạt động lên kế hoạch và chuẩn bị ở phần tư thứ hai, bạn có thể phòng tránh và loại bỏ nhiều khủng hoảng và rắc rối của phần tư thứ nhất.
Khi cân bằng được thời gian dành cho phần tư thứ ba, bạn sẽ thực sự tận hưởng thời gian của phần tư thứ tư khi biết rằng mình đã hoàn thành hết các việc quan trọng.
Nhìn chung, bằng cách đặt phần tư thứ hai là ưu tiên hàng đầu, dù có gặp phải trường hợp khẩn cấp, bực bội, bạn cũng có thể bình tĩnh và kiểm soát được bởi bạn đã có khả năng chủ động phản hồi lại thay vì thụ động phản ứng.
Như vậy, chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên (priority) và quản lý thời gian. Bạn cần phải phân biệt được đâu là việc quan trọng và ưu tiên làm trước. Đặc biệt, khi đã xác định được thứ tự ưu tiên rõ ràng, bạn sẽ tách được chúng với các yếu tố gây nhiễu và mất thời gian.
2. Chiến lược Seinfeld
Chiến lược Seinfeld là hệ thống lịch độc đáo Jerry Seinfeld sử dụng để tự gây áp lực hàng ngày cho chính mình
Jerry Seinfeld được coi là một trong những diễn viên hài thành công nhất mọi thời đại. Ông là đồng tác giả của Seinfeld, sitcom dài tập được nhiều giải thưởng và được đánh giá là “Phim truyền hình hàng đầu mọi thời đại”.
Điều ấn tượng nhất trong sự nghiệp của Seinfeld không phải là ở giải thưởng, thu nhập hay những khoảnh khắc đặc biệt. Những tác phẩm ông tạo ra luôn ở mức độ tiêu chuẩn cực kỳ cao. Jerry Seinfeld tạo nhiều thành quả mà chúng ta có thể áp dụng cho cuộc sống thường ngày.
Trong thực tế cuộc sống, chúng ta muốn sáng tạo nhưng lại chần chừ. Chúng ta muốn tập luyện nhưng không có động lực. Và dù luôn muốn đạt được mục tiêu nhưng vì lý do nào đó chúng ta vẫn luôn trì hoãn chúng.
Câu chuyện được kể từ Brad Isaac khi ông hỏi Seinfeld “lời khuyên cho những diễn viên trẻ”:
“Ông nói rằng cách để có những vở kịch vui hơn là tạo ra những câu chuyện cười thú vị hơn, và cách để tạo những câu chuyện thú vị hơn là viết mỗi ngày. Ông sử dụng một số kỹ thuật đòn bẩy và bạn có thể sử dụng chúng để tạo động lực cho bản thân.
Ông tiết lộ hệ thống lịch độc đáo ông sử dụng để tự gây áp lực hàng ngày cho chính mình.
Ông nói tôi sử dụng một tấm lịch treo tường lớn mà cả năm trình bày chung trên một trang, treo nó trên một bức tường nổi bật. Bước tiếp theo là sử dụng một bút đánh dấu màu đỏ cỡ lớn.
Ông nói rằng mỗi ngày khi tôi bắt tay vào viết, hãy dùng bút, đánh một dấu X lớn vào ngày đó. “Sau vài ngày bạn sẽ có một chuỗi. Chỉ cần giữ nó thế, chuỗi sẽ dài ra mỗi ngày. Bạn sẽ thích nhìn thấy chuỗi này đặc biệt khi bạn thực hiện được công việc trong vài tuần liền. Công việc duy nhất của bạn là không phá vỡ chuỗi.”
“Đừng phá vỡ chuỗi hành động,” ông nhắc lại để nhấn mạnh.”
Kỹ thuật này đem lại hiệu quả vì thành quả không đến trong chớp mắt, đó là hành động phù hợp hàng ngày tạo nên kết quả phi thường.
Hành động nhỏ hàng ngày xây dựng nên thói quen lớn. Nếu bạn không phá vỡ chuỗi, bạn sẽ có nhiều cơ hội mà bạn chưa từng có. Những bước đi nhỏ sẽ tạo nên thành công lớn nhanh chóng.
3. Phương pháp quả cà chua
Pomodoro được tạo bởi doanh nhân người Italia vào những năm 1990 khi ông còn là sinh viên. Phương pháp này là chiến lược quản lý thời gian được thiết kế để tăng hiệu suất làm việc, với thời gian nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc.
Phương pháp này đòi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc rồi. Sau mỗi 4 Pomodoro, nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút.
4. Tập thể dục
“Nhiều lúc tôi tự đặt câu hỏi rằng: Liệu tôi có thể trở nên thành công trong sự nghiệp và hạnh phúc trong cuộc sống cá nhân như hiện nay nếu như không đặt quan tâm vào vấn đề sức khỏe và thể chất hay không?”, doanh nhân nổi tiếng của Tập đoàn Virgin viết trên blog cá nhân.
Tập thể dục không chỉ tốt cho sức khỏe mà còn giúp tạo năng lượng, tăng hiệu suất làm việc gấp hai lần.
Branson nói rằng môn thể thao yêu thích của ông là tennis, đua xe đạp, chạy và lướt ván. “Chúng ta chắc chắn có thể tăng hiệu suất làm việc gấp hai lần chỉ bằng việc tập thể dục. Nó giúp cho não hoạt động tốt hơn”, tỷ phú Richard Branson chia sẻ.
5. Quy tắc con ếch
Lẩn tránh những công việc trọng yếu, chúng ta sẽ không bao giờ đạt được thành công như mong đợi
Nếu coi con ếch sống – một món ăn không thể nuốt nổi là việc tệ nhất bạn phải thực hiện trong ngày, thì tại sao bạn không ăn luôn nó cho bữa điểm tâm sáng?
6. Quy tắc 2 phút
Trì hoãn chỉ khiến bạn mất thêm nhiều thời gian và làm bạn giảm hiệu suất làm việc
Nhiều người hay trì hoãn vì họ không biết nên làm gì tiếp theo. Họ luôn nói “Tôi sẽ bắt đầu nhanh thôi” nhưng nào thì lướt web để tìm thông tin, gọi điện thoại cho người bạn hay rồi nhắn tin cho chị gái. Bạn mất quá nhiều thời gian mà chưa bắt tay làm việc được. Sự thật thì nhiều việc có thể được hoàn thành trong chưa đầy 2 phút.
Theo tác phẩm “Getting Things Done” của David Ailen có quy tắc 2 phút nói rằng: Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó.
Nguyên tắc 1: Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay.
Có rất nhiều việc lặt vặt thường ngày bạn lười chẳng làm ngay trong khi bạn có thể chẳng mất đến 2 phút để hoàn thành. Ví dụ như đổ rác, bỏ đồ vào máy giặt, gấp quần áo, cất cuốn sách lên giá,… Chính sự lười biếng và dồn công việc lại cuối ngày hay cuối tuần khiến bạn như luôn ngập trong núi việc.
Hãy tạo thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức vì nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút. Hãy thực hiện theo quy tắc này và hành động ngay.
Nguyên tắc 2: Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút.
Bạn không thể hoàn thành mọi ước mơ, mục tiêu trong vòng 2 phút. Dĩ nhiên là vậy. Nhưng để bắt đầu chỉ cần 2 phút.
Viết bài: Mở sổ ra và bắt đầu tập viết trong 2 phút.
Học kỹ năng nghe: Mở mp3 lên và tập nghe trong 2 phút.
Đọc sách: Đọc trang đầu tiên của cuốn sách trong 2 phút.
Nguyên tắc 2 phút khiến bạn dấn thân vào công việc, khi đó bạn sẽ dễ dàng tiếp tục công việc đó thay vì cứ ngồi trì hoãn mãi.
Nghe có vẻ như chiến lược này quá là bình thường nhưng nó lại phát huy tác dụng cho bất kỳ mục tiêu nào cũng vì một lý do đơn giản: nguyên lí của đời sống thực.
Nguồn: ShopDunk
Ảnh: Trí thức VN
