7 THÓI QUEN ĐỘC HẠI ĐANG ÂM THẦM HỦY HOẠI HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CỦA BẠN
(01) LIÊN TỤC KIỂM TRA ĐIỆN THOẠI CỦA MÌNH
Nó chính là một thói quen tệ nhất mà bạn dễ mắc phải nhất.
Bạn sẽ kiểm tra điện thoại của mình một cách thường xuyên tới nỗi ngay cả bản thân bạn cũng không nhận ra, ngay cả trong trường hợp nó chả có một thông báo hay tin nhắn mới nào hiện lên cả.
Điện thoại thông minh đã thực sự trở thành một thứ gây mất tập trung hàng đầu hiện nay.
▪ GIẢI PHÁP
Hãy cố gắng làm việc đó trở nên khó thực hiện hơn, như tắt tiếng chuông thông báo, cất điện thoại xa ra khỏi tầm tay – tầm mắt của bạn. Và ngay kể cả khi có email hay tin nhắn mới gì đi chăng nữa (không phải trong trường hợp bạn có việc khẩn cấp) thì chúng đều có thể xếp hàng ở đó chờ đến khi bạn suy nghĩ và giải quyết xong các vấn đề thực sự cần bạn tập trung tư duy và động não.
2. THÓI QUEN KHÔNG THỰC SỰ LẮNG NGHE
Có hai dạng người đang lắng nghe:
Dạng người thứ nhất là người ngồi đối diện với bạn, im lặng và chăm chú lắng nghe từng lời nói của bạn. Cả hai đều kết nối vào cuộc hội thoại, và điều dễ nhận biết nhất họ có đang lắng nghe hay không là đối phương đang hòa chung một suy nghĩ với bạn.
Dạng người thứ hai cũng là người ngồi đối diện với bạn, im lặng nhưng tâm trí của họ thì đã không ở đó. Tâm trí và suy nghĩ của họ đang bay bổng đi đâu đó, hay họ đang miên man trong chính suy nghĩ nội tâm của mình.
▪ GIẢI PHÁP
Đừng trở thành dạng người thứ hai. Lắng nghe là một nghệ thuật trong cuộc sống. Để trở thành một người lắng nghe tốt, bạn cần phải giữ đầu óc tỉnh táo và tập trung vào cuộc trò chuyện. Tại sao ư? Vì không điều gì chán và nhanh nhất để chấm dứt một cuộc hội thoại/thảo luận công việc là bạn trả lời lại rằng: “Xin lỗi vừa rồi bạn nói gì cơ?”.
3. THÓI QUEN LÀM NHIỀU VIỆC CÙNG MỘT LÚC (MULTITASKING)
Tôi chả quan tâm việc bạn cho rằng mình có thể làm nhiều việc cùng một lúc tốt đến đâu. Đối với tôi “multitasking” không phải là làm hai việc cùng một lúc cho xong, mà sự thật đó là bạn đang cố làm hai việc gần giống nhau cùng một lúc.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc đó không bao giờ hiệu quả bằng việc bạn tập trung chỉ vào một mục tiêu – nhiệm vụ duy nhất mà thôi.
Thử tưởng tượng rằng bạn đang ở trong một cuộc họp, bạn thấy tin nhắn hoặc một email mới xuất hiện trên điện thoại, bạn nghĩ rằng bạn vừa có thể nghe mọi người thảo luận và phản hồi email cùng một lúc.
Nhưng sự thật thì bạn sẽ không bắt kịp được nội dung cuộc họp, còn việc trả lời email kia một cách vội vàng, thiếu suy nghĩ sẽ khiến bạn phải hối hận vì chưa suy nghĩ thấu đáo.
Những ai đang quá tham làm nhiều việc trong cùng một thời điểm thường thể hiện khá rõ rằng họ thiếu sức tập trung vào một nhiệm vụ rõ ràng.
▪ GIẢI PHÁP
Chỉ làm một việc ở một thời điểm là lựa chọn hàng đầu. Bạn cũng có thể thử một cách khác là nhóm những việc có cùng một thể loại: như chỉ trả lời tất cả email trong vòng một tiếng đồng hồ, hay phải nếu phải gọi điện thoại cho nhiều khách hàng thì bạn sẽ dành ra một vài giờ chỉ để xử lý vấn đề đó. Đừng xen lẫn nhiều việc cùng một lúc: trả lời email, gọi điện cho khách hàng, suy nghĩ về kế hoạch cho công việc… Điều đó chỉ làm bạn kiệt sức nhanh chóng hơn mà thôi.
4. THÓI QUEN LÀM VIỆC TRONG MÔI TRƯỜNG QUÁ ỒN ÀO
Tôi nhận ra rằng nhiều người có thể vừa nghe nhạc vừa làm việc (còn tùy thuộc vào dạng nhạc bạn nghe nữa nhé), nhưng đối với tôi, đối với công việc cần sự suy nghĩ hoặc tập trung cao độ thì việc có âm thanh xen lẫn vào như tiếng tivi bật, tiếng nhạc, tiếng mọi người xung quanh nói chuyện… thật sự là một điều khó khăn với tôi.
Có tiếng ồn (hoặc thứ làm bạn mất tập trung thị giác) đều có thể là những nguyên nhân khiến bạn mất tập trung và giảm năng suất công việc.
Trạng thái năng suất tốt nhất mà bạn cần hướng đến là tìm thấy dòng chảy suy nghĩ của mình, hay một không gian yên tĩnh nào đó, gần như là đạt đến trạng thái của thiền định vậy.
Đó là một trạng thái có thể khiến bạn hoàn toàn quên đi khái niệm về thời gian, chỉ còn bạn và công việc bạn đang làm. Ngoảnh đi ngoảnh lại, khi bạn hoàn thành xong công việc thì hàng giờ đồng hồ đã trôi qua. Liệu bạn đã đạt được trạng thái như vậy bao giờ chưa?
▪ GIẢI PHÁP
Hãy dẹp bỏ tất cả những gì có thể gây ảnh hưởng tới thính giác của bạn. Chúng sẽ ngắt dòng chảy suy nghĩ trong đầu. Tìm được một nơi yên tĩnh thường là một giải pháp hiệu quả nhất.
5. THÓI QUEN KHÔNG Ở TRONG MỘT KHÔNG GIAN HIỆU QUẢ
Chúng ta đều phải thừa nhận rằng có những không gian – địa điểm thực sự không phải là nơi làm việc.
Ví dụ như hôm trước, tôi tìm được một quán cafe có ban công rất thoáng khi có cây cối xung quanh.
Tôi vui mừng mở laptop của mình ra để lên các kế hoạch công việc cho tuần tới. Nhưng niềm vui đó chẳng được bao lâu thì một nhóm bạn trẻ xuất hiện, họ nói chuyện rất to và ám ảnh nhất với tôi là khói thuốc…
Tất cả những điều đó đều khiến tôi không thể tập trung được tiếp và những thứ đó giết chết năng suất làm việc của tôi nhanh chóng.
Quá nhiều lần, mọi người đều nghĩ rằng mình có thể làm việc hiệu quả được ở một không gian vốn không được xây dựng để làm việc.
Họ thử như tôi vậy! Họ vừa muốn làm việc năng suất và vừa muốn gia nhập “bầu không khí xã hội” (“being social“). Thực sự thì chúng không có đi đôi với nhau được.
▪ GIẢI PHÁP
Không gian làm việc hiệu quả thường là những nơi thoải mái, thoáng đãng và vắng vẻ. Tập trung làm cho xong việc rồi bạn có thể tận hưởng những giây phút thư giãn thực sự với bạn bè ở quán cafe.
6. THÓI QUEN LÀM VIỆC VỚI NHỮNG NGƯỜI KHÔNG HIỆU QUẢ
Một sai lầm lớn khác của mọi người là nghĩ rằng mình có thể tập trung làm việc cùng một nhóm bạn, là sẽ thật sự năng suất.
Để tôi giải thích rõ hơn cho bạn điều này: “Sẽ có những trường hợp việc này là hợp lý, ví dụ tất cả mọi người đều cùng làm chung một vấn đề – dự án chung nào đó. Ví dụ như tất cả đều phải động não cho một bộ phim sắp quay hay các ý tưởng để thiết kế một website mới. Quá tuyệt vời khi tất cả mọi người đều tương tác, bổ trợ cho nhau. Bạn sẽ cảm thấy thực sự năng suất.”
Nhưng ở một vài thời điểm khác, sau khi phân chia công việc xong, mỗi người sẽ tự phải tập trung vào việc “giải đố một mình”, vì nhiệm vụ và vai trò công việc đều khác nhau.
Khi bạn có nhiều việc phải làm, bạn sẽ cần tới không gian riêng của mình. Bạn có thể ở chung phòng với các đồng nghiệp khác, nhưng mỗi người sẽ đều cần có một “khoảng không” và tránh không làm phiền người khác.
▪ GIẢI PHÁP
Sau giai đoạn cần “brainstorm” (động não) cùng nhau, hãy bảo bạn bè của mình mang theo tai nghe, tất cả đều ngồi xung quanh chiếc bàn và ai làm việc nấy. Cố gắng đừng làm xao nhãng người xung quanh bạn.
7. THÓI QUEN THIÊU SỰ CHUẨN BỊ CHO CÔNG VIỆC
Tôi rất yêu thích khi nghe người khác nói: “Tôi sẽ tập trung làm việc thật năng suất vào Chủ nhật tuần này!”, nhưng sự thật thì họ chỉ chém gió và chả đầu tư một tí thời gian nào của họ vào công việc cần hoàn thành.
Làm sao để bạn có thể hoàn thành một công việc cần vài ngày, vài tuần hay thậm chí vài tháng, nếu như bạn không bắt đầu đụng vào nó?
Nếu bạn không thật sự có sự chuẩn bị cho công việc đó như thu gom tài liệu, tìm hiểu vấn đề, những bản ghi nhớ công việc… thì đến khi bạn tiếp cận lại nó, đầu óc của bạn sẽ như một tờ giấy trắng vậy.
Bạn sẽ lại phải mất thời gian đi tìm hiểu lại nó xem giờ mình cần làm gì hay mình đang ở đâu rồi. Hoặc tư duy của bạn đã không còn sắc bén, ghi nhớ tốt như lúc bạn mới nhận dự án này vậy. Bạn lại phải mất công sức và thời gian để mài dũa lại chúng.
▪ GIẢI PHÁP
Năng suất không phải chỉ là một thời điểm nào đó. Đó là cả một quá trình bao gồm các thời điểm liên kết với nhau. Năng suất của bạn tăng lên theo thời gian nhờ tính nhất quán. Vì vậy, nếu chỉ là tập trung thật sự 10 hoặc 15 phút mỗi ngày, hãy khiến những thời gian quý giá đó trở nên hiệu quả. Bạn sẽ dần dần tập được sự duy trì và kéo dài hơn về khoảng thời gian năng suất của mình.
Theo Tạp chí doanh nhân
#quantriexcel
#kynangmoi
