3 CÔNG THỨC BÍ MẬT GIÚP BẠN TỐI ƯU VIỆC QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Định lý Parkinson, đặt ra những deadline ngắn hạn cho từng mục trong to do list của bản thân:
Tôi khá chắc rằng ai trong chúng ta cũng đã trải qua những trường hợp sau: chúng ta có 4 tuần để hoàn thành một dự án nào đó, trong vòng 3 tuần đầu ta luôn trì hoãn chúng và coi chúng như một gánh nặng muốn quẳng nó đi.
Trong tuần cuối cùng, ta có thể hoàn thành dự án đó một cách thần kỳ. Hoặc, ta đã từng hứa sẽ dọn dẹp phòng nhưng ta vẫn để chúng bừa bộn trong một khoảng thời gian không được xác định. Nhưng khi ta nghe tin người yêu sang phòng chơi, thì trong 1 phút 30 giây căn phòng đã được dọn dẹp một cách kỳ diệu.
Định lý Parkinson này nhấn mạnh 2 điều quan trọng nhất trong việc quản lý thời gian:
– Thứ nhất, chừng nào còn thời gian chúng ta sẽ để dành công việc trên tay đến khi nào chúng ta nhận ra không còn thời hạn nữa.
– Thứ hai nếu bạn trì hoãn công việc đó đến phút cuối cùng thì trong phút cuối đó công việc mới được hoàn thành.
Điều này có vẻ hơi tuyệt đối ha, nhưng tuyệt nhiên là định luật vô cùng phổ biến và hợp lý.
2. Tìm “Working flow” của bản thân:
Thuật ngữ “Working flow” hay “Flow làm việc” có nghĩa là khi con người đắm chìm trong khoảnh khắc bắt đầu một điều gì đó hoặc một mục tiêu nào đó, tập trung toàn tâm toàn trí tận hưởng loại công việc đó và trải nghiệm cảm giác đó.
Nói thì có vẻ đao to búa lớn, các bạn có thể tham khảo hình bên dưới khi thử thách (Challenge) và kỹ năng (Skills) đạt đến sự cân bằn, chúng ta sẽ dễ dàng đi vào một dòng chảy làm việc năng suất hơn rất nhiều.
Sự cân bằng tuyệt đối nhất là khi Challenge cao và Skills cũng cao.
Nếu một nhiệm vụ quá thách thức và vượt quá mức kỹ năng hiện có của chúng ta, chúng ta sẽ cảm thấy lo lắng và kiệt sức (Anxiety) .
Nhưng khi một nhiệm vụ không có tính thách thức, chúng ta sẽ trở nên nhàm chán (Boredom).
Vì thế để làm việc một các hiệu quả nhất phải không ngừng đưa bản thân đối diện với những thử thách khó nhằn và nâng cao tay nghề của mình. Khi bạn đưa bản thân đạt được “working flow” thì đó là trạng thái làm việc hiệu quả nhất và chất lượng nhất.
3. Sử dụng Quy tắc hai phút để thoát khỏi sự trì hoãn:
David Allen đã từng đề xuất trong cuốn sách của mình một cách đơn giản để giúp mọi người cải thiện sự trì hoãn của họ, đó là, nếu bạn hoàn thành một việc chỉ mất chưa đầy hai phút, hãy làm ngay lập tức.
Bất cứ khi nào một nhiệm vụ mới xuất hiện, hãy nghĩ về nó trước: Có phải mất ít hơn hai phút để hoàn thành không? Nếu câu trả lời là có, nó cần được thực hiện ngay lập tức.
Đưa hồ sơ cho đồng nghiệp, nghe tin nhắn thư thoại, chuyển tiếp e-mail, đóng dấu giáp lai, in sao… Một thói quen làm việc tốt là không nên trì hoãn những việc nhỏ, cho rằng vì nó quá đơn giản, mình sẽ note lại để làm sau.
Một thói quen làm việc tốt là nên hoàn thành những việc nhỏ đó ngay lập tức để không phải lãng quên chúng trong to-do list.
Như vậy, thì khi phải hoàn thành những nhiệm vụ khó nhằn khác lớn hơn thì mình sẽ không phải suy nghĩ “Liệu mình đã đóng dấu chưa nhỉ?”
– NGOÀI RA TÔI CŨNG MUỐN NÓI THÊM MỘT VÀI QUY TẮC NGẦM, CÁCH ĐỂ BẠN TĂNG EQ KIỂM SOÁT ĐƯỢC NHỮNG TÌNH HUỐNG Ở MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC:
* Khen nhiều người hơn và thận trọng khi phải đưa ra nhận xét tiêu cực.
* Không nhượng bộ khi tranh giành tài nguyên công việc
* Đừng nhượng bộ trước, vì khi nhượng bộ trước thường thì trong những cuộc thương lượng sau đó, đối phương sẽ luôn mong đợi mình sẽ là người xuống nước trước.
* Chủ động làm những việc nhỏ không có trong JD
Những việc không ai muốn nhưng bắt buộc phải làm này, bạn nên chủ động thực hiện. Những người khác nhất là sếp sẽ nhìn thấy và đánh giá cao bạn.
* Trước khi hy vọng được người khác giúp đỡ, hãy nghĩ xem bạn có thể mang lại điều gì cho người khác: nền tảng của sự hợp tác là cung cấp giá trị cho nhau.
* Sau khi hoàn thành một việc, hãy đồng bộ hóa thêm những người có liên quan: Đừng làm mọi việc một cách âm thầm, những nỗ lực của bạn nên được nhiều người công nhận hơn.
* Tìm hiểu và thi đua với đồng nghiệp: đây sẽ là một yếu tố thúc đẩy bạn trên con đường thăng tiến của bạn đấy.
Nguồn: Trainghiemsong
#quantriexcel
#kynangmoi
