CHIẾN LƯỢC 7 BƯỚC ĐỂ NÂNG CAO NĂNG SUẤT LÀM VIỆC (Nhất là cho người làm việc ở nhà mùa dịch)
Nâng cao năng suất luôn là một trong những mục tiêu quan trọng của con người hiện đại. Bằng cách nào đó, chúng ta tin là năng suất đã trở nên quan trọng hơn sau cuộc cách mạng công nghiệp. Chúng ta giả định rằng vì cuộc sống bận rộn nên cần tối ưu hóa thời gian của mình, đặc biệt là trong thế kỷ 21.
Điều này không đúng. Năng suất đã là một chủ đề thảo luận từ thời sơ khai của triết học cổ đại phương Đông và phương Tây. Bản chất con người là sử dụng thời gian mình có tốt hơn, đó là ý nghĩa của năng suất.
Ở mức độ sâu hơn, chúng ta đều biết quỹ thời gian của mình là có hạn. Thời gian đang trôi, không dừng lại chờ ai cả và chúng ta cần sử dụng nó hiệu quả. Tuy nhiên, nếu không có một chiến lược rõ ràng, bạn chỉ lãng phí thời gian của mình mà thôi.
Đã đến lúc nói “Không” với những việc vô bổ chẳng mang lại cho bạn điều gì ngoài niềm vui ngắn hạn. Hãy nói “Có” với một cuộc sống năng suất cao hơn để mang lại cho bạn sức khỏe, sự giàu có và thanh thản. Hãy bắt đầu bằng 7 bài học về năng suất từ các triết gia nổi tiếng nhất trong lịch sử.
1. Đừng cố làm nhiều hơn
"Hãy cẩn thận với sự khô khan của một cuộc sống bận rộn" ‒ Socrates.
Còn ai khác có thể đưa ra lời khuyên vĩ đại này ngoài Socrates? Người sáng lập triết học phương Tây nhận ra rằng thật dễ dàng để lấp đầy cuộc sống của bạn bằng những nhiệm vụ vô nghĩa.
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn cố gắng làm thật nhiều thứ? Sự bận rộn dẫn đến hiệu quả không cao vì bạn có quá nhiều việc để làm. Thay vào đó, hãy tập trung thời gian và sức lực cho một vài việc quan trọng. Đừng nhận thêm nhiệm vụ nếu bạn không thể hoàn thành. Ví dụ, bạn đang bận rộn với bản báo cáo quan trọng nhưng lại đồng ý giúp đỡ đồng nghiệp trong một việc khác. Điều này có thể khiến bạn mất tập trung, kiệt sức và gây ra sai sót trong bản báo cáo.
Đó là lý do tại sao bài học năng suất quan trọng nhất không phải làm nhiều hơn mà là làm trong thời gian ngắn hơn. Bạn sẽ được hướng dẫn cách thực hiện điều này ở các mục bên dưới.
2. Hãy hoàn thành 3 ‒ 4 nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày
"Hoàn thành một ít nhưng hoàn hảo còn tốt hơn làm thật nhiều mà không ra gì" ‒ Plato.
Thời gian là một khái niệm khá ngược đời. Cuộc sống thì dài nhưng một ngày lại rất ngắn ngủi. Chúng ta có thể đạt được rất nhiều thành tựu trong cuộc đời nhưng chỉ có thể chuyên tâm hoàn thành vài việc trong một ngày.
Khi nhận ra điều đó, bạn sẽ không cố gắng nhồi nhét thật nhiều nhiệm vụ trong một ngày nữa. Hãy bình tĩnh và thực hiện công việc theo từng bước. Bằng cách chọn ra 3 ‒ 4 đầu việc quan trọng mỗi ngày, bạn có thể nâng cao chất lượng chung, đồng thời từng bước hoàn thành những mục tiêu lớn trong cuộc sống.
Chẳng hạn, bạn đang ôn tập để lấy chứng chỉ ngoại ngữ, đừng nhồi nhét tất cả các đề trong một ngày. Bạn có thể tự quy định ngày đầu tiên sẽ làm 3 bài đọc và 1 bài nghe, ngày tiếp theo tập trung vào phần viết.
Nếu bạn chưa có mục tiêu cụ thể trong cuộc sống thì cũng đừng lo lắng. Hãy hướng đến những khái niệm chung như cải thiện bản thân, sống vui vẻ và có những mối quan hệ tốt. Điều quan trọng cần ghi nhớ là một ngày của bạn rất ngắn và chỉ nên hoàn thành 3 ‒ 4 nhiệm vụ mà thôi.
3. Tận hưởng công việc mình đang làm
"Sự thoải mái trong công việc tạo ra sự hoàn hảo" ‒ Aristotle.
Chúng ta lập ra mục tiêu nhưng thứ bạn phải để tâm là các công việc cần thực hiện. Thật dễ dàng để mơ mộng về tất cả những điều chúng ta muốn làm trong tương lai. Chứng chỉ này sẽ giúp bạn kiếm việc dễ hơn hay ý tưởng mới sẽ khiến cấp trên thích thú, chúng ta thường có suy nghĩ như vậy. Nhưng nó sẽ khiến tâm trí của bạn đi lệch hướng. Đừng chìm đắm vào những mong ước ở tương lai mà bỏ quên hiện tại.
Hãy tận hưởng công việc mình đang làm theo cách của riêng bạn. Bạn có thể mở những bài nhạc yêu thích khi làm việc để tạo không khí thoải mái hơn. Hoặc kể cả khi phải ở lại muộn để hoàn thành báo cáo, hãy nghĩ rằng bạn sẽ tạo được thành quả cuối cùng thật chỉn chu. Điều đó không chỉ dẫn đến kết quả tốt hơn mà còn mang lại cho bạn sự thỏa mãn.
4. Loại bỏ những yếu tố gây mất tập trung
“Nếu bạn tìm kiếm sự yên tĩnh, hãy làm ít hơn hoặc chỉ làm những thứ cần thiết. Hầu hết những gì chúng ta làm hoặc nói đều không cần thiết. Nếu loại bỏ nó, bạn sẽ có thêm sự yên tĩnh” ‒ Marcus Aurelius.
Đây là một chiến lược quan trọng nếu muốn làm việc năng suất hơn. Bạn nên loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết và mọi thứ khiến bạn mất tập trung. Khi bỏ bớt những thứ không quan trọng, bạn càng dễ tập trung hơn. Nó giống như việc bạn được trao một viên đá lớn. Nhiệm vụ của bạn là đục, đẽo, bỏ đi phần thừa cho đến khi có được một tác phẩm nghệ thuật hoàn hảo.
Mạng xã hội đang khiến bạn cảm thấy nặng nề? Hãy ngưng sử dụng nó.
Một số người đang khiến bạn tổn thương? Cắt đứt những mối quan hệ này. Các trò chơi trên điện thoại khiến bạn mất tập trung? Hãy xóa chúng ngay lập tức. Tiếp tục loại bỏ mọi thứ khác có tác động tiêu cực đến sự tỉnh táo và năng suất của bạn.
5. Kiểm soát cái tôi của mình
“Đừng trách móc hay khen ngợi bản thân” ‒ Plutarch.
Như nhà viết tiểu sử nổi tiếng người Hy Lạp Plutarch đã nói, bản ngã yêu thích những lời khen ngợi nhưng cũng rất đáng trách. Trên thực tế, bản ngã của bạn yêu thích sự chú ý. Bất kể lúc nào, hãy từ chối làm hài lòng cái tôi của bạn. Hầu hết mọi người không bao giờ nhận ra cái tôi đang làm tổn hại đến công việc của họ.
Khi liên tục đổ lỗi cho bản thân về những điều không vừa ý, bạn sẽ cảm thấy chán ghét chính mình và sau đó là tất cả những người khác. Còn khi làm điều ngược lại, cho rằng mình là nguyên nhân chính tạo nên thành công, bạn sẽ yêu bản thân theo cách không lành mạnh.
Khen ngợi hay trách móc chính mình quá mức đều gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc. Đừng đổ lỗi hay khen ngợi bản thân mà hãy nhìn vào quá trình thay vì kết quả.
6. Tiếp tục tiến về phía trước
"Không quan trọng bạn đi chậm như thế nào, miễn là bạn không dừng lại" ‒ Khổng Tử.
Một ngày không hiệu quả có thể phá hủy toàn bộ động lực của bạn, thậm chí ảnh hưởng đến công việc trong nhiều tháng. Có thể thấy, việc trở nên năng suất hơn khá khó khăn vì bạn dễ bị tác động bởi nhiều yếu tố khác nhau.
Đôi khi, bạn cần dừng lại nghỉ ngơi. Nhưng ngay cả khi đang nghỉ ngơi, hãy làm những việc nhỏ giúp bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình như đọc sách, tập thể dục, viết nhật ký. Điều quan trọng là hãy tiếp tục công việc đang dang dở.
7. Xây dựng và làm theo một hệ thống
“Thành tựu lớn được tạo nên từ những việc làm nhỏ” ‒ Lão Tử.
Đa số những việc chúng ta làm đều tuân theo một hệ thống, dù bạn có nhận ra hay không. Hãy thử nhớ lại điều đầu tiên bạn làm khi thức dậy, điều bạn làm trước khi bắt đầu công việc, bạn làm việc bao nhiêu và ở đâu, ăn uống món gì… Tất cả các hành động nhỏ này kết hợp lại, tạo thành hệ thống vận hành cuộc sống. Và điều đó dẫn đến những quả ngọt trong cuộc sống: hạnh phúc hơn, sức khỏe tốt hơn và giàu có hơn ‒ tất cả đều nhờ hệ thống này.
Vì vậy, hãy tạo ra một hệ thống để kiểm soát năng suất nếu bạn vẫn chưa có. Giống như Lão Tử nói, hãy nghĩ về những hành động nhỏ nhặt để dẫn chính bạn đến nhiều thành tựu to lớn hơn. Hệ thống đó có thể là những điều đơn giản mà hiệu quả với bạn như tắt wifi điện thoại khi làm việc hoặc thư giãn 5 phút sau mỗi 1 tiếng.
Nguồn tham khảo: dariusforoux
#quantriexcel
#kynangmoi
